De voorbereidingscommissie is ingesteld ter ondersteuning van het bestuur door zelfstandig onderzoek te doen tot het komen van een kunstgrasveld en clubgebouw in samenwerking met de Hockeyclub Dokkum (HCD) en de Tennisclub Dokkum (TCD). De commissie treedt in overleg met vertegenwoordigers van de betrokken clubs en derde partijen voor nader advies en informatie en adviseert het bestuur. 

De commissie bestaat uit een aantal leden en/of ouders van leden uit alle geledingen van de vereniging. Daarmee wordt bedoeld personen die raakvlakken hebben met: de jeugd, selectie, oudere senioren,  scheidsrechters en bestuur. De commissieleden hebben ieder een eigen specialiteit en/of kundigheid maar fungeren als een geheel.

In het Beleidsplan 2018-2023 "Met nieuwe energie" is onder meer opgenomen dat we als club een professionelere uitstraling willen bewerkstelligen en dat daarbij de wens uitgesproken is voor een kunstgrasveld. 

De wens voor een eigen kunstgrasveld was al opgenomen in de eerste voorzichtige plannen van de gemeente Dongeradeel voor het verplaatsen van de sport van het Harddraverspark naar het Tolhuispark. Een omvangrijk en ambitieus plan dat naar later bleek niet haalbaar was, simpel weg omdat er te weinig ruimte in het Tolhuispark is voor al die sportclubs.

Door de stichting van een hockeyclub in Dokkum is de realisatie van een kunstgrasveld daarna in een stroomversnelling gekomen. Samen met de hockeyclub is in het voorjaar van 2020 een plan geboren om een kunstgrasveld te realiseren voor gezamenlijk gebruik door de korfbal en de hockey. Het plan, Sportpoort De Oude Meer genaamd, is op 4 september 2020 in een tent op ons korfbalveld gepresenteerd aan de gemeenteraadsleden, sponsoren, pers en andere belangstellenden. Helaas werd dit plan kort daarna niet meegenomen in de (financiele) plannen van de gemeente.

Maar er was wel naar ons geluisterd en begin 2021 is een start gemaakt van de ontwikkeling van een gezamenlijk plan van de gemeente met de tennisclub Dokkum (TCD), Hockeyclub Dokkum (HCD), voetbalclub Be Quick en onze korfbalvereniging voor het realiseren van een gezamenlijk sportpark op het Tolhuispark.

De voorbereidingscommissie ging aan de slag en al snel werd duidelijk dat 1 veld voor zowel hockey als korfbal te weinig was. De HCD was behoorlijk gegroeid en berekend was dat het niet mogelijk bleek om van beide verenigingen op een zaterdag alle wedstrijden te kunnen spelen. Bovendien was de wens binnen onze club groot voor een eigen "korfbalarena".

Na vele gesprekken met de gemeente en de betrokken clubs is het gekomen tot een plan waar de gemeente en alle clubs achter staan. Een plan met een (heel) hockeyveld (op de schets nummer 10) en een apart korfbalveld (op de schets nummer 8).
Op het kunstgrasveld nr 8 zal ruimte zijn voor 2 volledige korfbalvelden en 4 minikorfbalvelden voor de jongste jeugd. op het hockeyveld (nr 10) zal het ook mogelijk zijn voor zowel de jeugd als senioren om daar wedstrijden op te kunnen spelen. Andersom zal het mogelijk zijn voor de hockeyjeugd om wedstrijden op het "korfbalveld" te kunnen spelen.

Door de hockeybond en de korfbalbond is een grasveldsoort ontwikkeld die voor beide clubs geschikt zijn en door de bonden goedgekeurd zijn voor het spelen van officiele wedstrijden. Een zandingestrooid kunstgrasveld die 2.0 genoemd wordt.
Het kunstgrasveld zal omringt worden door led-veldverlichting waardoor 's-avonds beter gebruik kan worden gemaakt van de velden. Een hele vooruitgang t.o.v. de 2 lichtmasten waar we het nu mee moeten doen.

Door een kunstgrasveld zal het ook makkelijk mogelijk zijn een electronisch scorebord te plaatsen en sponsoring via bebordingen langs het veld te organiseren.

Naast het veld zal een berging worden geplaats voor de opslag van korfbalpalen, ballen en dergelijke (op de schets nummer 9).

Op dit moment maken we gebruik van de verenigingsruimte van Optisport achter de sporthal. Een mooie ruimte met daarnaast een ruime berging voor de korfbalpalen, ballen, etctera. Deze ruimte wordt door de korfbalclub gehuurd van Optisport en wel voor een periode van 6 maanden per jaar (6 x € 750,00).

Door de nieuwe opzet met de kunstgrasvelden is ook de realisatie van een clubgebouw onderzocht.
Bij de start van het onderzoek naar de mogelijkheden voor de TCD, HCD en onze club heeft het college van de gemeente de wens uitgesproken om samen in 1 clubgebouw te gaan zitten. Dus een clubgebouw die gedeeld zou moeten worden door 3 verenigingen.

Na diverse besprekingen tussen de 3 clubs en zo nu en dan met de gemeente erbij is gebleken dat samengaan in 1 gebouw niet door alle 3 clubs gedragen werd.
Met name de TCD was daar geen voorstander van omdat zij zelf eigenaar van het gehele tennispark zouden worden en niet of nauwelijks zelf hoeven bij te dragen aan de bouw van dat clubhuis. Bovendien zag de TCD ook allerlei juridische, organisatorische en praktische problemen. Uiteindelijk is dan ook besloten uit te gaan van 2 clubgebouwen, 1 voor de TCD (op de schets nummer 3a) en 1 voor de HCD en Korfbalclub (nummer 3b).

De HCD en de Korfbalclub hebben ieder een Plan van Eisen opgesteld wat minimaal in het gebouw aanwezig zou moeten zijn. Dorenbos architecten heeft op basis van die PvE's een vlekkenplan gemaakt van het clubgebouw (zie hieronder).

Het mooie van dit plan is dat het clubgebouw vlak voor de korfbalvelden ligt en dat het terras voor het clubgebouw op het zuiden gesitueerd is. Voor de korfbal een ideaalplaatje.

Van Dorenbos architecten hebben we ook een inschatting gekregen van de kosten voor de bouw van dit clubhuis. En daar werden we niet vrolijk van. Uit deze berekening bleek dat je al snel boven de 1 miljoen euro uit komt. En dat is natuurlijk niet zo maar door 2 sportverenigingen op te hoesten. We zijn dan ook gaan kijken naar wat er minimaal zou moeten komen om de bouwkosten zo laag mogelijk te houden en daarmee rekening te houden met eventuele uitbreidingsmogelijkheden (modulair bouwen).

Verder is in onderzoek in hoeverre derde partijen overdag tegen betaling gebruik kunnen maken van het clubgebouw, waardoor het ook beter exploitabel zal worden.

Verder is in onderzoek hoeverre het mogelijk en wenselijk is een noodgebouw op de plek neer te zetten zodat we dan af zijn van de huur van de huidige verenigingsruimte.

Het wordt nog een hele uitdaging om een en ander financieel dekkend te krijgen. Het moet verantwoord zijn maar we geven het niet zomaar op: waar een wil is is een weg!

 
Vanwege de samenwerking van de korfbalvereniging met de hockeyclub is besloten een stichting op te richten. De stichting zal zich bezig houden met de financiering en exploitatie van opstallen rond de velden, zoals hekwerken en verlichting en van het nog te bouwen clubgebouw.

De kunstgrasvelden zullen voor rekening van de gemeente worden aangelegd en onderhouden. De clubs zullen, net als nu met het grasveld, huur gaan betalen voor het gebruik van de velden. 

Volgens het beleid van de gemeente komen de kosten van aanleg en onderhouden van het meubilair rond de velden, zoals hekwerken, bebordingen, scoreborden, duge outs en verlichting voor rekening van de clubs. Vooruitlopende daarop is door de stichting subsidie aangevraagd en inmiddels ook toegekend.

In overleg met beide clubs kan de stichting zich ook bezig houden met de coordinatie van bijvoorbeeld bordsponsoring en de exploitatie van het clubgebouw waaronder de kantine.

Het bestuur van de stichting bestaat momenteel uit 3 leden:

Krijn Maltha (mede-initiator van het project)
Niek Katsma (voorzitter Hockeyclub Dokkum)
Jan Iedema (voorzitter KV De Granaet)

Te zijner tijd zal het bestuur worden uitgebreid naar 5 personen.